Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội và hình thức nộp hồ sơ báo chốt BHXH

Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần phải chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động đó. Thủ tục chốt sổ như thế nào? Nhanh chóng tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây của Luật Hoàn Hảo

XEM THÊM: Điều kiện người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Thủ tục báo chốt bảo hiểm xã hội khá đơn giản, tuy nhiên vẫn còn doanh nghiệp lúng túng trong các bước thực hiện khi có người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp của mình.

Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội của đơn vị sử dụng lao động 

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

chot bao hiem xa hoi - Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội và hình thức nộp hồ sơ báo chốt BHXH
Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội và hình thức nộp hồ sơ báo chốt BHXH

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt sổ được.

Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm trả lại sổ BHXH cho người lao động. 

Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động

Người sử dụng lao động cần chuẩn bị các thủ tục sau đây để chốt sổ BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động.

Bước 1: Báo giảm lao động 

Đơn vị sử dụng lao động cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH đó.

Hồ sơ chuẩn bị cần có để báo giảm lao động:

  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT(mẫu D02-TS theo QĐ 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế QĐ 959)

  • Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có)

  • Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người)

  • Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động

Đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý

Người sử dụng lao động hoàn thiện hồ sơ gửi cơ quan BHXH. 

XEM THÊM: Những lưu ý khi Nộp thuế chuyển nhượng cổ phần, chuyển nhượng vốn

Bước 2: Chốt sổ BHXH

Căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 bao gồm những giấy tờ sau:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

  • Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

  • Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

  • Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ

  • Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

  • 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS

  • Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)

Hoàn tất các hồ sơ trên rồi gửi cho cơ quan BHXH quản lý với hình thức qua mạng bằng phần mềm BHXH hoặc gửi qua đường bưu điện.

Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội

thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện)tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.

Tuy nhiên trước khi báo chốt thì doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động trước, thủ tục báo giảm  gồm: (Xem chi tiết thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội ở cuối bài)

  1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, số lượng 1 bản
  2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, số lượng 1 bản
  3. Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng), 1 bản 1 người
  4. Quyết định/ Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bản sao, 1 bản 1 người

Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.

XEM THÊM: Nhượng quyền thương mại là gì? Điều kiện hoạt động nhượng quyền thương mại

Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012 :

”Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động

2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”

Như vậy, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.

Cá nhân/ doanh nghiệp tìm hiểu chốt sổ bhxh, liên hệ để được tư vấn trực tiếp:

Địa Chỉ:  47 Vũ Trọng Phụng, Thanh Xuân, Hà Nội

HOTLINE: 084.888.9990 – WEBSITE: www.luathoanhao.com

Email: luathoanhao@gmail.com

Xem Thêm Bài Viết Của Luật Hoàn Hảo
Xem Thêm Trong TƯ VẤN DOANH NGHIỆP

1 Bình Luận

  1. […] XEM THÊM: Hướng dẫn cách chốt sổ bảo hiểm xã hội … […]

    Reply

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Kiểm tra thêm

Thay đổi đăng ký kinh doanh hộ cá thể được thực hiện ra sao?

Nội Dung Chính Bài Viết:Trách nhiệm chốt s…